路易士是科技公司的採購主管，他的電子信箱每天都會被各家業務寄來的問候信、報價單、新產品規格說明書塞爆。為了節省時間，路易士只會快速瀏覽信件標題，然後憑藉著第一印象點開幾封信件；至於其他的信件，自是全進了資源回收筒。
你以為被挑中閱讀的信件，純粹只是機率問題？《寫出好業績：業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術》作者蘇．赫許可維茲寇爾（Sue Hershkowitz-Coore）告訴你，吸引客戶注意，全憑優秀的信函寫作技巧。多用點心在信件溝通上，就能改變一個業務員的人生！她給予以下3大建議，讓你搶得銷售先機：
步驟1：寫信前，想清楚5個問題
好的銷售信函必須要能夠解決客戶的問題，因此在寫信之前，你可以問自己這5個問題：
（1）為什麼：為什麼你寫的東西收件人會想看，信件內容與收件人愈相關，收件人就愈可能閱讀。注意，信件主旨欄位應該只有一個重點。
（2）寫什麼：這其實是第一個問題的延伸，重點不在介紹你要銷售的產品，而在說出產品「對客戶的好處」是什麼。
（3）我期待達成什麼目的：如果想成為銷售高手，不要馬上就跳到成交訂單。你必須仔細思考，比如說希望建立互信的合作關係、爭取提案機會或獲得資訊等。
（4）你希望對方採取的下個步驟是什麼：寄件人往往太習以為常，以致於忘了在信中強調「下個步驟」該做什麼，這會讓你失去掌握情勢的先機。就像非營利機構侃侃而談天災人禍，鼓勵樂捐，卻沒在信末附上劃撥帳號一樣。事實上，我們應該暗示收件者收到信後該怎麼做，【附表】是一些關於「下個步驟」的範例。
（5）誘因：讓客戶知道採取下個步驟對他有什麼好處，這是將信件從執行提升到發揮影響力的階段。
步驟2：寫信時，把「如何解決對方問題」放在心裡
廣告大師李維特（Ted Levitt）曾說，人們不是要買1/4吋的鑽孔機，而是1/4吋的洞。客戶購買的不是商品，而是商品帶來的效果，銷售人員必須了解產品（鑽孔機）和客戶需求（洞）的差異。因此，寫作銷售信函時應該思考：我的客戶有什麼痛苦，我的產品或服務能否改善這些狀況？抑或是，我客戶的客戶有什麼需求，而我的產品能否解決？
此外，大多數的人都是憑感覺買東西，然後用大腦來合理化購買行為。強調產品帶給客戶的驚奇或喜悅，並用故事呈現，最能觸動購買欲。
用天花亂墜的形容詞來闡述產品究竟有多神奇，看來只會像是老王賣瓜、自賣自誇地缺乏公信力。要解決客戶問題的最好辦法，就是給他們看實際證據！把從前的成功案例融入你的信件內容中，透過其他客戶的背書，告訴對方：已經有人透過這樣的服務，得到滿意的結果。人都是這樣的，當大家都做同樣的事、有同樣的選擇，也得到了最棒的成果，你怎麼會不想跟進呢？
步驟3：寫完後，嚴格檢查以確保文字清晰簡潔
通常，你會在振筆疾書之後就按下傳送鍵，但檢查其實是很重要的步驟。確認信件清晰簡潔，不但有助於提升專業形象，有時還能避免到手的成交機會被小缺失搞砸（例如把收件者的姓名、職稱寫錯）。
收件人會根據你的細心程度來判斷你的能力：當信中出現錯字，會令客戶感到自己不受重視；過多的符號（例如「！！！」或「？？？」），只會讓客戶覺得你的鍵盤是不是卡住了。無論你是在智慧型手機上寫信，傳簡訊，或在臉書上留言，也應該仔細檢查內容，只要是和業務有關的溝通，就必須隨時表現出專業形象與細膩度。語氣最好能親切得像朋友但不失禮、輕鬆又不失專業。
最後，在檢查信件時，由於你已經知道信的內容，可能怎麼看也看不出錯誤，這時可以試著改變底色或字體，或寫完信後過一段時間後再讀，相信你會因此而有新的發現。（本文取材自《寫出好業績》，麥格羅．希爾出版。）
【附表】
避免這樣寫
▪請查收。
建議這樣試試看
▪我周二會再致電給您，確認資料是否充足。
避免這樣寫
▪有任何問題，歡迎隨時與我聯繫。
建議這樣試試看
▪周四晚間會再與您電話聯繫，討論新進度與想法。
避免這樣寫
▪不知道您意下如何？
建議這樣試試看
▪我們有方案一、二可供選擇，煩請您告知屬意選項，我們將盡速為您安排。
（整理 / 張玉琦、陳書榕，本文取材自《經理人月刊》2012年5月號）
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